Glossar / Lexikon

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Warenwirtschaft gilt als Summe aller Tätigkeiten in einem Unternehmen, die zur Erfassung und Steuerung des Warendurchflusses dienen.

Es werden alle physischen Warenbewegungen nach Menge und Wert erfasst. Dazu gehören alle personalen und finanziellen Prozesse, die dafür nötig sind, inklusive der dazu erforderlichen Sachmittel. Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) dient der computergestützten Erfassung der Warenprozesse, aber auch der zielorientierten Verarbeitung aller warenbegleitenden Daten.

Ein WWS kontrolliert somit sämtliche Veränderungen im Warenbestand – sowohl mit Blick auf Mengen als auch auf ihren Wert. In der Regel sind mehrere Unternehmensbereiche an der Arbeit für die Warenwirtschaft beteiligt, beispielsweise die Abteilungen Einkauf, Verkauf und Lagerwirtschaft. Das WWS verbindet die Abteilungen innerhalb einer Firma und zielt darauf ab, insgesamt effizientere Arbeitsabläufe zu ermöglichen, indem Schnittstellen minimiert werden.

Anforderungen an ein WWS unterscheiden sich je nach Unternehmensbranche bzw. Abteilung. Bestellwesen, Angebotsverwaltung, Disposition und Reklamationen werden vom Einkauf gesteuert. Die Lagerverwaltung erfasst und überwacht alle Warenbewegungen. Der Verkauf dagegen sichert Kundenkontaktdaten, erarbeitet Angebote und organisiert den Versand.

Vielfältige Aufgaben

Zu den wichtigsten Funktionen des WWS zählen

• die Rechnungsstellung
• die Steuerung von Waren- und Kundendaten
• die Inventur und die Statistik

Damit Abteilungsleiter Konzepte des Unternehmensmanagements effektiv und direkt umsetzen können, muss das Warenwirtschaftssystem immer auf dem neuesten Stand sein. Eine genaue Abbildung aktueller Prozesse im Unternehmen und die Verfügbarkeit aller Daten in Echtzeit sind also grundlegende Anforderungen an eine funktionierende Warenwirtschaft.

Nicht nur Großkonzerne, sondern auch kleine bis mittelständische Firmen haben die Vorteile von Warenwirtschaftssystemen erkannt und nutzen sie, um flexibel und schnell reagieren zu können. So bleiben sie konkurrenzfähig.

Die Anforderungen an ein WWS sind durch den Internet-Handel mit Online-Shops enorm gewachsen. Die Systeme müssen in der Lage sein, alle Daten möglichst einfach mit dem Web-Auftritt zu synchronisieren. Ein WWS erleichtert somit die Kontrolle von Online-Shops enorm. Besonders kleine Firmen steigern damit ihre Erfolgsaussichten und können am Markt bestehen.

Vorteile von WWS

Warenwirtschaftssysteme beinhalten Stammdaten, aber auch Bewegungsdaten des Unternehmens. Stammdaten, das sind

• Kunden
• Waren
• Lieferanten
• Stücklisten

Auf dieser Anwender Bewegungsdaten und überwachen diese. Gemeint sind beispielsweise Belege wie Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Gutschriften, aber auch Warenbewegungen, dokumentiert durch Lieferscheine.

Es gibt unterschiedliche Formen von Warenwirtschaftssystemen:

• die offenen WWS – sie bedienen eines oder mehrere Module mithilfe eines zusätzlichen Systems, das über eine Schnittstelle angebunden wird
• die geschlossenen WWS – sie enthalten alle zentralen Module wie Einkauf, Vertrieb, Produktion und Lager
• die integrierten WWS – sie beinhalten alle Module, die auch in der geschlossenen Version enthalten sind, bieten zusätzlich jedoch die Option, mit externen Organisationen, z.B. Banken, verbunden zu sein

Eine effiziente Warenwirtschaft erleichtert einem Unternehmen folglich den Umgang mit Kunden, Lieferanten und anderen wichtigen Kontakten. Sie sichert und kontrolliert alle wichtigen Unternehmensprozesse: Angebote, Aufträge und Rechnungen werden zeitnah erstellt. Verantwortliche können Daten von Kunden und Lieferanten präzise erfassen.

Drei Kategorien von Software-Lösungen

Ein Warenwirtschaftssystem bildet auch das Kundenverhalten ab, so dass die Entscheider im Haus genau wissen, wie sich die Nachfrage für ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung entwickelt. So werden gleich zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen: Produktentwickler können das Sortiment stetig optimieren, damit sich Kundenwünsche genau mit dem Angebot decken.

Auf der Suche nach dem passenden WWS sind Entscheider im Unternehmen erst einmal aufgefordert, sich mit den unterschiedlichen Software-Kategorien zu befassen. Es gibt maßgeschneiderte Individualsoftware, die kundenspezifische Anforderungen berücksichtigt. Darüber hinaus können sich Firmen auch für eine Standardsoftware bzw. Branchensoftware entscheiden. Die unterschiedlichen Kosten dafür machen sich jeweils am vorausgegangenen zeitlichen Entwicklungsaufwand fest.

Klären Sie deshalb zunächst einmal Ihr Budget. Investieren Sie ausreichend Zeit für die Auswahl des richtigen Warenwirtschaftssystems und beziehen Sie hierfür alle Abteilungen ein, die später auch damit arbeiten sollen. Wenn die Anforderungen im Vorfeld klar definiert sind, können Sie abschließend auch die ideale Systemlösung für Ihr Unternehmen finden.